La Gestion Electronique de Documents : ce qu’il faut savoir

Il y a quelques années, la gestion électronique de documents marquait une véritable révolution au niveau des entreprises. Aujourd’hui, la dématérialisation est totale et la gestion électronique de documents est aujourd’hui l’œuvre de logiciels spécialisés. Voici ce qu’il faut savoir sur GED.

Définition de la Gestion Electronique de Documents

Aujourd’hui, l’efficacité d’une organisation repose sur le traitement et la consultation des informations qu’elle détient. Dès lors, si les technologies de l’information et de la communication nous ont largement facilité le processus de traitement et de transmission des documents numériques, force est de constater qu’il existe toujours des papiers qui trainent dans les bureaux. La gestion électronique des documents (GED) est alors un ensemble d’outils et de techniques dont le but est de permettre de dématérialiser, classer, recherche, stocker et diffuser des documents à partir d’applications informatiques.

Il faut dire que les solutions GED ont longtemps été réservées aux organisations confrontées à la gestion massive et surtout à la nécessité de travailler en réseau. Aujourd’hui, un logiciel ged est beaucoup moins couteux et reste accessible aux petites et moyennes entreprises.

 

Les différents niveaux de GED

Il existe aujourd’hui plusieurs niveaux de gestion électronique de documents : la GED Administrative, la GED Bureautique et la GED Documentaire. Pour la GED Administrative, elle consiste à numériser puis classer plusieurs documents administratifs (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, etc.). Les fichiers numérisés pourront ensuite être conservés sur plusieurs supports numériques différents.

Pour la GED Bureautique, elle permet surtout d’échanger des documents accessibles et de les lire dans leur format d’origine, surtout à partir de logiciels et de suites bureautiques.

Pour la GED Documentaire, elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de plusieurs sortes (texte, image, son, etc.) en fonction de critères très définis par et pour l’entreprise. Ce mode de gestion est toutefois bien plus développé au sein des grandes entreprises et organisations. Le seul bémol, c’est qu’il s’agit d’un mode de gestion qui n’offre pas le même niveau d’accès aux fichiers, surtout pour les employés (factures, formulaires, modèles de lettres, etc.).

 

Les étapes de la GED 

Pour mettre en place une solution ged, il est important de suivre ces 4 étapes. La première consiste à acquérir les documents de manière numérique à travers un scanner. Ce qui permet de rendre l’information gérable par un ordinateur.

Ensuite, il faut indexer les documents grâce à l’attribution de mots clés à tous les documents. À noter que certaines solutions ged open source permettent de réaliser l’indexation de manière automatique.

Par ailleurs, on a le stockage des documents qui doit se faire avec un support adapté  au volume des documents.

Enfin, on a le partage de données et le logiciel de ged ne se limite pas seulement à chercher des données, mais aussi de déterminer la diffusion des documents dans l’entreprise.